5 taken die je als accountantskantoor vandaag al kan automatiseren

1. Automatische verwerking van UBL-facturen

Dankzij Peppol komen vandaag een groot deel van de facturen al binnen in UBL formaat (gestructureerde XML). Hierdoor zijn een aantal gegevens meteen beschikbaar: leverancier, detaillijnen, BTW uitsplitsing, totaalbedrag, enz…. Er valt dus eigenlijk niets meer te ‘lezen’, enkel nog correct te verwerken.

Maar toch worden deze stromen in veel kantoren nog behandeld via OCR, manuele controles of correcties, terwijl de data eigenlijk al zeer betrouwbaar zijn.

Het gaat dus niet langer alleen om de data zelf, maar ook hoe ermee wordt omgegaan. Veel processen zijn naar analogie met vroeger nog opgebouwd rond het PDF-document: visuele controle, archivering, manuele lezing… terwijl dit document niet langer de bron van informatie is. De PDF wordt louter een visuele weergave, maar niet langer boekhoudkundige data.

Accountantskantoren moeten vandaag meer dan ooit inzetten op tools die deze data rechtstreeks kunnen verwerken, en dit in combinatie met automatiseringsregels die steunen op voorgaande boekingen en AI (rekeningen, btw-regimes, …).

👉 Resultaat: minder correcties, meer efficiëntie en een hogere betrouwbaarheid vanaf de eerste boeking.

2. Automatische afpunting van facturen en betalingen

De afpunting tussen facturen en betalingen blijft in veel accountantskantoren een semi-automatische taak. Het opzoeken van gestructureerde mededelingen, controleren van bedragen, toewijzen van betalingsverschillen en gegroepeerde betalingen… Zelfs met handige tools berust een groot deel van het werk nog op manuele handelingen.

En toch zijn de gegevens al beschikbaar, dankzij:

• digitale bankuittreksels (CODA)
• gestructureerde betalingsreferenties
• bedragen en andere gecapteerde data

Het probleem is dus niet de toegang tot informatie, maar de automatische verwerking hiervan.

Kantoren gaan vandaag verder dan eenvoudige matching:

• afstemming op basis van meerdere criteria (bedrag, mededeling, tegenpartij)
• automatische verwerking van gedeeltelijke of gegroepeerde betalingen
• detectie van verschillen zonder systematische manuele tussenkomst
• een up-to-date boekhouding voor de opvolging van klanten- en leveranciersbetalingen

👉 Resultaat: minder opzoekwerk, minder fouten en een aanzienlijke tijdswinst op een taak met een beperkte toegevoegde waarde.

3. Automatisering van recurrente boekingen

Een groot deel van de boekingen in accountantskantoren is zeer voorspelbaar: maandelijkse huur, abonnementen, vaste leveranciers, terugkerende kosten. Toch worden ze vaak nog behandeld alsof het telkens om een unieke verrichting gaat.

Hier gaat het helaas niet om een boekhoudkundig gefundeerde beslissing, maar wel om een eenvoudige herhaling.

De gegevens veranderen namelijk nauwelijks:

• dezelfde leverancier
• dezelfde factuurstructuur
• dezelfde rekeningen en BTW regels

Kantoren kunnen vandaag steunen op voorgaande boekingen om deze stromen te automatiseren:

• herkenning van de leverancier
• reproductie van boekingen
• automatische toepassing van eerder gevalideerde parameters

Wanneer je gebruik maakt van een oplossing zoals WinAuditor is het doel uiteindelijk niet om de accountant te vervangen, maar om als accountant tijd te winnen op repetitieve taken.

👉 Resultaat: als accountant behoud je de controle. De software automatiseert de uitvoering, niet de beslissing.

4. Automatisering van controles en modificaties bij BTW-aangiften

BTW-periodes blijven een belangrijk moment, en dit dankzij een samenval van analyses, controles en waar nodig aanpassingen.

Overboekingen, anomalieën, ongebruikelijke schommelingen… Een groot deel van dit werk gebeurt nog manueel, en vaak ook nog onder tijdsdruk.

Maar vaak zijn deze signalen al aanwezig in de data:

• belangrijke verschillen tussen periodes
• ongebruikelijke of inconsistente rekeningen
• atypische of onvolledige boekingen

Accountantskantoren kunnen vandaag steunen op tools die:

• anomalieën en significante afwijkingen meteen zichtbaar maken
• acties voor overboekingen of correcties voorstellen
• de controles vóór indiening structureren

👉 Resultaat: snellere en betrouwbaardere afsluitingen, en bijgevolg veel minder last-minute correcties.

5. Geautomatiseerde opvolging van documenten en communicatie

Een niet te verwaarlozen deel van het werk in accountantskantoren bestaat nog steeds uit het verzamelen van ontbrekende documenten: facturen, bewijsstukken, aanvullende informatie.

Daarop volgen e-mails, herinneringen en opvolging… Tijd die geen boekhoudkundige meerwaarde biedt, maar moeilijk te vermijden is zonder structuur.

De noodzakelijke gegevens zijn nochtans eenvoudig identificeerbaar:

• verwachte vs. ontvangen documenten
• onvolledige periodes
• telkens dezelfde laattijdige klanten

Boekhoudkantoren kunnen deze opvolging vandaag automatiseren:

• notificaties die automatisch worden getriggerd op basis van de status van het dossier
• herinneringen zonder manuele tussenkomst
• gestandaardiseerde én contextuele communicatie

👉 Resultaat: minder manuele opvolging, sneller volledige dossiers, lagere mentale belasting voor het team en gecentraliseerde en beveiligde communicatie via de communicatietool van WinAuditor, ver weg van de beperkingen van e-mail.