6 tips voor een snele en foutloze BTW-aangifte

Alles wat u moet weten om uw BTW-aangifte efficiënt voor te bereiden, te controleren en te valideren.

1. Zorg eerst voor een correcte configuratie van uw dossier

Controleer vóór u een aangifte opmaakt of de btw-instellingen van het dossier correct zijn. Ga naar Parameters > BTW-parameters en kijk volgende elementen na:

• Het BTW-stelsel (niet-btw-plichtig/ btw-plichtig/ medecontractant)
• De periodiciteit (maandelijks of trimestrieel)
• De BTW-rekeningen voor te betalen en terug te vorderen btw
• De BTW-rekeningen voor creditnota’s (aankopen en verkopen)

Tip: verwerkt u zowel Belgische als buitenlandse btw in één dossier? Werk dan met afzonderlijke rekeningen om verschillen te vermijden.

2. Gebruik het BTW-backoffice als centraal dashboard

Het BTW-backoffice geeft u een duidelijk overzicht van al uw dossiers.
Positioneer u op de juiste maand in de tijdslijn. Voor het eerste kwartaal (Q1) kiest u bijvoorbeeld maart. De kleurcodes helpen u om snel de status te zien:

Grijs → geen documenten geïmporteerd voor de periode
Groen → alle documenten zijn verwerkt
Blauw → er zijn nog documenten te verwerken

Tip: Sorteer op “aangiften in afwachting” of “gevalideerd maar nog niet geëxporteerd” om uw werk beter te organiseren.

3. Stel uw aangifte op en controleer ze stap voor stap

Ga naar Aangiften > BTW-aangiften en selecteer de gewenste periode.

Voor u valideert, biedt WinAuditor twee controletools:

• Aandachtspunten: duiden mogelijke afwijkingen of onregelmatigheden aan in de periode.
• Controlelijst: bevestigt de globale coherentie van de aangifte

Belangrijke nieuwigheid sinds januari 2026:

WinAuditor bevat nu aandachtspunten met betrekking tot de Peppol-conformiteit.

Deze waarschuwingen verschijnen rechtstreeks tijdens de voorbereiding van de BTW-aangifte en maken het mogelijk om risicosituaties tijdig te identificeren.

Doel: conformiteitsfouten vermijden… en de bijbehorende boetes, die aanzienlijk kunnen zijn.

Deze aandachtspunten worden weergegeven in een duidelijke lijst, die rechtstreeks toegankelijk is voor dossierbeheerders op het moment van controle.

NB: Vergeet niet om, indien nodig, de te regulariseren btw in vak 61 of 62 in te vullen en de gegevens met betrekking tot de gedeeltelijke aftrek te vermelden (enkel zichtbaar in het eerste kwartaal of in de maand januari).
Vraag een terugbetaling aan wanneer u BTW terug te vorderen heeft.
Bij de validatie vinkt u het vakje “Terugbetaling aanvragen” aan wanneer uw saldo positief is.
U kunt ook de openstaande saldi bij de btw-administratie vermelden, evenals de reeds betaalde voorschotten.

4. Stel uw mandaat één keer in

Werkt u als mandataris? Stel uw gegevens éénmalig in zodat ze automatisch worden toegepast op al uw dossiers.
Ga naar Ingelogd als > Tools > Intervat en klik op Mandaat toevoegen.

Tijdswinst: uw gegevens worden automatisch ingevuld bij elke aangifte.

5. Genereer uw gegroepeerd Intervat-bestand in één klik

Via het BTW-backoffice klikt u op Gegroepeerd Intervat-bestand BTW.
WinAuditor selecteert automatisch alle gevalideerde aangiften. Indien nodig kunt u nog extra aangiften toevoegen vóór u het bestand exporteert naar Intervat.

6. Sluit uw periodes na validatie

Om te vermijden dat er nog boekingen gebeuren in afgesloten periodes, gebruik Afsluitingen > Opvolging en validatie.

Wanneer een BTW-aangifte wordt gevalideerd, worden de betrokken periodes automatisch afgesloten.

• Een groene pijl toont tot waar het dossier gevalideerd is
• In de validatiehistoriek ziet u wie een periode heeft gevalideerd of gedeblokkeerd

Let op: ontgrendelt u een periode voor een correctie, vergeet ze nadien niet opnieuw te vergrendelen.

Werkt u met FID-Manager?

Na validatie van uw BTW-aangifte verschijnt automatisch de knop “Verzenden naar FID-Manager”.
Het XML-bestand wordt rechtstreeks doorgestuurd naar FID-Manager, waar het zonder extra manuele stappen kan worden gevalideerd.

Na verzending verandert de knop in “Opnieuw verzenden naar FID-Manager”, met traceerbaarheid van de verzender.
Bestaat er al een bestand voor de betrokken periode, dan wordt het in afwachting van validatie geplaatst in plaats van het bestaande bestand te overschrijven.
Beschikt de klant over een portaal in WinAuditor, dan verschijnt er automatisch een link waarmee hij zijn betaling rechtstreeks via het portaal kan voorbereiden.

Voorwaarde: het dossier in WinAuditor moet correct gekoppeld zijn aan de klantfiche in FID-Manager via Meer > Instellingen externe software > WinAuditor.
De koppeling gebeurt automatisch wanneer het btw-nummer/ KBO-nummer in beide systemen identiek is. Gebruikers zonder correcte mapping zien deze knop niet.

Alle documentatie is beschikbaar op hier.